Клининговая компания имеет дело с разными клиентами и разными видами работ, которым следует вести полноценный учет, так как даже одна работа может состоять из совершенно разных операций. Чтобы не создавать трудности себе и клиентам, клининговой компании остается автоматизировать свою учетную деятельность и больше не обращать внимания на вычисления – программа все сделает самостоятельно, помимо этой задачи решив еще массу других производственных проблем.
Автоматизированная система учета включает в свой функционал работу с клиентами, оформление заказов, ведение складского учета, контроль над доходами и расходами, расчет сдельной заработной платы. Для работы с клиентами она предлагает CRM-систему, повышающую уровень и качество взаимодействия с заказчиками. Основными сведениями о каждом из них являются персональные и контактные данные, наличие договора. При регистрации клиента в базе программа не забывает уточнить у него, откуда он узнал о клининговой компании, и поставить соответствующую отметку.
Дело в том, что автоматизация настраивает мониторинг мнений, отзывов и рекомендаций. Данные об источниках информирования позволяют ей ежемесячно формировать отчеты об эффективности рекламных площадок, которые клининговая компания использует для продвижения своих услуг. Это удобно и полезно – лучше вкладываться в те площадки, что дают реальный результат.
Помимо указанной информации, CRM-система Универсальная Система Учета хранит тексты и даты рассылок, организованных компанией для рекламы своих услуг, информирования клиентов по какому-либо поводу. Как правило, рассылка уходит автоматически из CRM-системы по контактам клиентов, согласившихся ее получать. Кроме sms-сообщений, отправляемых как массово, так и индивидуально, клининговая компания рассылает еще документы по e-mail. CRM-система позволяет планировать работу как всей компании, так и отдельно ее менеджерам, составляя список дел на каждую дату и контролируя их исполнение через систему напоминаний.
Следует также отметить, благодаря автоматизации, клининговая компания получает весь объем рабочей документации, с которой она имеет дело каждый отчетный период, в готовом виде, не осуществляя никаких трудозатрат на ее производство. Программа автоматически формирует ее на основании имеющихся в системе учета данных, используя вложенные в нее бланки, при этом качество информации и ее соответствие назначению гарантированы. К таким документам относится финансовый документооборот с контрагентами, накладные всех видов, квитанции на оплату, договоры на обслуживание.
Оформление заказов производится через окно заказов – форму для учета данных и ускорения их ввода вручную, где указывают заказчика, даты приема, сдачи и оплаты, содержание работ и их стоимость. Заполнение таких окон производится посредством выбора нужных вариантов из выпадающих списков, вложенных в ячейки, или из соответствующих баз данных, куда эти ячейки перенаправляют. В программе присутствуют окно клиента, окно товара и может быть еще окно продаж, если клининговая компания реализует отдельно какие-то средства.
Заказ поступает в производство, и программа предоставляет возможность контролировать его исполнение, создавая историю заказа, где отражаются все этапы работ и установленные по ним сроки, а также формируя общий план работ, указывая в нем всех участников и отмечая готовность по каждому из них с обязательным информированием остальных.
Следует отметить, что заказы с течением времени накапливаются и составляют отдельную базу данных, которую можно брать для анализа деятельности клининговой компании. Все заказы в этой базе имеют свои статусы, которые обозначают текущее состояние заказа в настоящий момент времени.
Автоматизация предоставляет клининговой компании возможность получать конструктивный отчет по разным параметрам своей деятельности за любой период времени, который она устанавливает сама. Например, можно узнать о размере прибыли и узнать, за счет чего и кого она была получена и в каком размере от каждого, можно определить, кто в данном периоде был самым продуктивным – из менеджеров и работников.
Добавить комментарий